Муниципальному архивному учреждению Усолья-Сибирского (МУ «Муниципальный архив города») - 5 лет

Коллектив архивного учреждения Усолья-Сибирского

В минувший понедельник (11 января 2010 года) глава администрации Евгений Станиславович Кустос от имени руководителя областного архивного агентства Сергея Овчинникова, «за организацию первого в Иркутской области муниципального архивного учреждения, улучшение ма териально - технической базы архива», вручил директору МУ «Муниципальный архив города» Вере Сокольниковой Почетную грамоту. Вторая Почетная грамота была вручена коллективу городского архива в лице Веры Борисовны. Сегодня Вера Борисовна рассказывает о делах коллектива.

-  Вера Борисовна, 20 декаб­ря 2009 года муниципальному учреждению «Муниципальный архив», которое вы возглавляе­те с момента его создания, ис­полнилось пять лет. Мы часто читаем и слышим о нашем пре­успевающем архиве города. Что успели сделать за пять лет?

-  Возраст, конечно, неболь­шой,  однако и за это время смогли сделать многое для раз­вития архивного дела в городе. Да и время становления архи­ва было благодатное в плане бюджетного финансирования -2006-2008 годы. За эти три года мы стали твердо стоять на проч­ной материально-технической базе,  обеспечивающей  наши успехи в архивной отрасли. А если говорить конкретно, то за пять лет площади архивохрани­лищ удвоились, и сегодня мы занимаем почти 780 квадратных метров, два встроенно-пристро-енных здания по проспекту Кос­монавтов № 40 и № 42.

-  Этиплощадипотребова­лисьвсвязисувеличением объемадокументов?

-  Да, время реорганизаций, ликвидации, банкротства не закончилось. В настоящий пери­од эта ситуация просто обострится в связи с экономичес­ким кризисом. И будет продолжаться процесс ликвидации организаций, а значит прибавит­ся работы архиву. За последние два года поступило 18 тысяч дел по личному составу ликви­дированных организаций. Почти две с половиной тысячи доку­ментов комбината «Сибсоль», отдела образования, культуры, Усольского пивоваренного за­вода, завода железобетонных изделий, ОПТ и ОРСа «Химпро-ма», МУП «Жилсервис», ОАО «Усолье-Сибирский Силикон», ликвидированных аптек города, усольского хлебозавода, районного узла почтовой связи и мно­го других, всех не перечесть -это наша плачевная действи­тельность.

За пять лет количество еди­ниц хранения, т.е. дел, увеличи­лось в два раза и составляет 62 тысячи, вот зачем потребова­лись площади. Сегодня у нас погонных метров стеллажей для хранения документов почти два километра. Представьте доро­гу в два километра длинной и всю уложенную делами, да не просто делами, а коробками с делами, в каждой 10-12 дел. Вот таким информационным и исто­рическим богатством мы обла­даем и бережно храним его, поддерживая нормативные па­раметры температурно-влажно-стного, светового, санитарно-гигиенического режима хранения документов города и области.

- Таквыимеетеещеидоку­ментысубъектафедерации?

- Да, источниками комплек­тования архива являются не только муниципальные органи­зации, но и государственные -областные и федеральные, так что в архиве можно почерпнуть информацию и о них. Сегодня у нас хранится 118 фондов организаций, на 50 процентов больше, чем пять лет назад. А в фонде № Л-3 - коллекция еще 129 ликвидированных организа­ций. Источников комплектова­ния стало в два раза больше, их 46. Это в основном муниципаль­ные предприятия, учреждения образования, здравоохранения, культуры и спорта, имеющие документы, отражающие все стороны жизни нашего города. Они представляют историчес­кую ценность и значимость для будущих поколений. В этом году в список источников комплек­тования включены муниципаль­ные общеобразовательные уч­реждения «Гимназия № 1», «Ли­цей № 1», дополнительного об­разования «Дом детского твор­чества», культурно-досуговое учреждение «Дворец культуры», муниципальные унитарные предприятия производственные объединения «Тепловодоканал», «Электроавтотранс», обще­ственная организация «Городс­кой женсовет» и многие другие.

Но, в первую очередь, в со­ответствии с Федеральным за­коном «Об архивном деле в Российской Федерации» мы обеспечиваем комплектование, учет, хранение и использование документов власти: городской Думы, администрации муници­пального образования,  контрольно-ревизионной комиссии.

-  НедавномэргородаВла­димирКонстантиновичЖилкин вручилвамблагодарностьархи­вногоагентстваИркутскойоб­ластизаобучениекадровар­хивистовобласти.  Чтонового внедряетеворганизациюрабо­тыархива?

-  Сегодня осуществляется развитие автоматизированных архивных технологий, как и в других отраслях. В архиве со­здана база данных «Архивный фонд», где имеется информация о фонде каждой из 118 органи­заций, годах ее деятельности, историческая справка, содержа­ние дел и другая специфичес­кая информация, что позволяет нам обеспечивать точный государственный учет Архивного фонда Российской Федерации, оперативно посмотреть содер­жание фонда и его документов.

В этом году в январе мы дол­жны были внедрить четвертую версию ПК «Архивный фонд». Благодаря нашему инженеру-программисту Всеволоду Алек­сандровичу Недоливко четвер­тая версия была успешно запу­щена и третья конвертирована в четвертую, т.е. программа без проблем пошла и раньше, чем в других архивах области, поэто­му нас попросили провести семинары-стажировки архивис­тов области. Специалистами по обеспечению программы «Архи­вный фонд», заведующими ар­хивохранилищами Ольгой Сер­геевной Бархатовой и Ириной Борисовной Сокольниковой проведены три семинара на базе нашего архива для всех архивистов области, за что и получили слова благодарности от архивного агентства Иркутс­кой области. Кстати, в 2008 году мы провели семинар для архи­вистов области по созданию материально-технической базы, программному обеспечению, формированию баз данных муниципального учреждения «Му­ниципальный архив». Выполняется перспективный план по укреплению материально-тех­нической базы и пожарной бе­зопасности МУ «Муниципаль­ный архив» на 2008-2010 годы. Сегодня все архивисты име­ют высшее образование, каждое рабочее место обеспечено ком­пьютером. Это позволило нам оперативно создать тематичес­кие базы данных за период с 1946 по 2003 год по ликвиди­рованным организациям, по со­циальной инфраструктуре (об­разование, здравоохранение, культура, спорт, торговля, быто­вое обслуживание и др.), о вы­делении земельных участков под строительство жилого фон­да, в частную собственность, предприятиям; о награждении усольчан, переименовании улиц города. Этот огромный пласт информации за пять лет выпол­нили специалисты Тамара Юрь­евна Поликарпова, Елена Викто­ровна Русецкая, Наталья Юрьев­на Борисова, Ирина Алексеевна Воложанина. Наша база данных позволяет быстро подготовить информацию о переименовании улиц, изменении названия организаций. А сейчас в связи с приватизацией большое коли­чество запросов по собственно-

сти на землю, выделению зем­ли под строительство, названию улиц в поселке Западном. В этом юбилейном для города году мы готовили материалы тематических запросов по об­разованию предприятий, исто-рико-краеведческого музея в связи с их 40-летием, об откры­тии памятников и истории па­мятников города, о захоронении японских военнопленных и дру­гие.

Кроме этого мы имеем сис­тематический каталог почти из 30 тысяч карточек по основным фондам горисполкома и администрации города, что позволя­ет тоже ускорить процесс подготовки тематических и соци­ально-правовых запросов.

-  Квамобращаютсятысячи людейсосвоимибедамиипро­блемамиприоформлениипен­сии,  подтверждениистажаи оплатытруда, каквысэтим справляетесь?

-  Количество запросов соци­ально-правового характера за пять лет увеличилось в 3,5 раза, в год уже более четырех тысяч. Сейчас начнется трудоемкая работа по валоризации пенсий, исполнению Федерального за­кона, об этом сообщают газеты, телевидение.  Тяжело будет, прежде всего, работникам отделения нашего пенсионного фон­да и нам, так как поток запро­сов значительно увеличится, ведь в городе более 27 тысяч пенсионеров, кроме этого при­ходят запросы из ближнего зарубежья, бывшего СССР. Глав­ная тяжесть ложится на отдел документов по личному соста­ву.  Его возглавляет опытный специалист Светлана Петровна Сухова, которая уже 22 года работает архивистом, поэтому ду­маю, что проблем у нас не будет. Работники отделов Татья­на Владимировна Барыкина, Наталья Юрьевна Груздева, На­дежда Александровна Фомина очень ответственно относятся к подготовке и выполнению запросов граждан.

-  Какиепроблемывэтомна­правлении, ведь, ксожалению, ещемноготехруководителей, которыебезответственноотно­сятсякподготовкедокументов иихсохранности?

- Да, вы правы, руководители назначают секретарей ответственными за делопроизвод­ство, заведующих канцелярией, порой очень безответственных и безграмотных людей, которые создают проблемы работникам в период оформления на пен­сию, социальных льгот.  По их вине делается куча ошибок, ча­сто дата приема на работу не совпадает с датой в приказе, датой в личной карточке или наоборот, допускаются ошибки в дате рождения, искажаются фамилии работников. Еще хуже, когда приказы совсем отсут­ствуют или пишутся через ме­сяц. В итоге в пожилом возрас­те человек за счет этой безгра­мотности получает проблемы, бегает, собирает справки и до­казывает, что это он, а не кто другой. Очень больно смотреть на то, как посетители нервнича­ют, плачут и смотрят на нас с последней надеждой. Тогда мы перерываем все документы, и если встречаются где-то вер­ные факты, то подтверждаем, а если нет, то человек вынужден обращаться в суд. Мы радуем­ся, что за последний год число отрицательных запросов умень­шилось, у нас нет просроченных запросов. На днях пришла по­сетительница Н., которая сама работала бухгалтером и начис­ляла заработную плату, мы вы­дали ей по запросу данные, а даты в документах нет. Возмущению не было предела. А ког­да мы принесли дела из архивохранилища и открыли, то ска­зать ей было нечего, так как это были ее собственные ошибки. И таких примеров немало. Я бы пожелала всем таким горе-ра­ботникам дожить до пенсии и так же искать документы, как они позаботились о тех, на кого вели документы.

-  Многолиписем-запросов приходитпопочте?

-  Да, четвертая часть запро­сов. Люди пишут нам обо всем, о своих проблемах и жизни, про­сят помочь. Вот последний при­мер: «Здравствуйте родной го­род, архив и родная автобаза! Может быть, и сейчас я бы жил, и работал там. Что мне не хва­тало? Все! Зарплата - отличная, квартира - отличная, жил напро­тив таксопарка, через тракт. Работа удовлетворяла. Но полу­чилось по-другому. Женился, родился сын, радуйся. Но заму­чили болезни сына. Жена и сын не выходили из больницы. Вра­чи опустили руки, собрали це­лый консилиум и решили, ме­нять климат. Так и пришлось уехать, бросив все. Приехал на запад к матери, и все кончилось. Врачи оказались правы. Вот так получается в жизни. Девочки, очень прошу выслать справку о заработке в автобазе № 3 с 12.08.1963 по 15.09.1966г. За­ранее благодарю за оказанное хорошее отношение и помощь». Документы автобазы № 3 на хранении у нас. Вот такие пись­ма про жизнь получаем и стараемся оправдать выданную нам заранее благодарность и доверие.  Посетители в книге отзывов пишут добрые слова: «сердечно благодарим за чут­кое и внимательное отношение к нам, за быстроту в обслужи­вании» - это для нас самая главная оценка, которой мы очень дорожим.

Только в 2009 году при под­готовке запросов просмотрено 22254 дела, 1028657 листов.

Много запросов связано с назначением и переоформлени­ем пенсий, социальных льгот и с выкупом земельных участков в собственность, оформлением права собственности на гаражи, дачи, дома, квартиры. Мы име­ем базу данных по всем тематическим и социально-правовым запросам за пять лет, ее работу обеспечивает инженер-про­граммист Василий Петрович Судаков.

Нашей информацией пользу­ются школьники, студенты, журналисты, поэты, работники дру­гих организаций. В читальном зале архива они работали по таким интересным темами, как Советско-китайские отношения, территориальное развитие города, из истории промысловых артелей «Наша сила», «Ангара», история улиц города, социаль­но-экономическое развитие го­рода Усолье-Сибирское и дру­гие. С материалами выставок работники архива проводят встречи в школах города Усо­лье-Сибирское: №1,4, 5, 6, 9, 12, 13, 16.

В 2008 году вышел матери­ал об истории развития архи­вного дела на нашей террито­рии. Участвовали в областном конкурсе «Выборы в Иркутской области: история и современ­ность» и заняли третье место, материал готовила начальник отдела Елена Викторовна Русецкая.

Мы тесно сотрудничаем с краеведами. Подготовлен информационный материал по истории развития города к 340-летию города Усолье-Сибирс­кое, солевыварочного завода.

В 2009 году было 5114 пользователей архивной ин­формации.

За пять лет мы провели две конференции с архивистами и краеведами, тесно сотруднича­ем в этом направлении с город­ским историко-краеведческим музеем, школами № 12, 4, 1.

-  ВераБорисовна, акаксо­стоятделасархивамиворга­низациях?

-  В 2007 году Минюстом Рос­сии зарегистрированы новые, утвержденные Министерством культуры и массовых коммуни­каций РФ «Правила организа­ции хранения, комплектования, учета и использования докумен­тов Архивного фонда Российс­кой Федерации и других архи­вных документов,  в государ­ственных и  муниципальных ар­хивах,  музеях,  библиотеках и организациях Российской ака­демии наук»,  по которым мы работаем сегодня вместе с ве­домственными архивами. Про­водим организационно-методи­ческую работу по научно-техни­ческой обработке документов, экспертизе ценности и подго­товке документов на постоян­ное хранение, консультируем по вопросам составления номенк­латур дел, инструкций по делоп­роизводству, составлению опи­сей дел, исторических справок.

- За пять лет проведена ком­плексная проверка практически всех организаций, в этом году отделов здравоохранения и культуры комитета по социаль­но-культурным вопросам адми­нистрации муниципального об­разования города Усолье-Си-бирское, выданы рекомендации по устранению недостатков. Наблюдаем положительные сдвиги в работе. Проведена проверка выполнения рекомен­даций по хранению документов Усольского городского суда. Выполнены все предписания МУ «Муниципальный архив», приоб­ретены металлические стелла­жи и архивные коробки. Архив Усольского городского суда лучший в области среди архи­вов других судов и это заслуга Алексея Александровича Боль­шакова и архивистов. Новым мобильным стеллажным обору­дованием оснащено новое ар­хивохранилище на ТЭЦ-11. В отделении по городу Усолье-Сибирское и Усольскому райо­ну казначейства заменено дере­вянное стеллажное оборудова­ние на современное металли­ческое. В МУП ПО «Электроав-тотранс» оборудовано новое архивохранилище, которое ос­нащено металлическими стел­лажами и шкафами, имеет ох­ранно-пожарную сигнализацию.

В 2009 году проведена орга­низационно-методическая ра­бота по научно-технической об­работке, экспертизе ценности и подготовке документов по лич­ному составу ликвидированных организаций: Усольского клее­вого завода и созданного на его базе ОАО «Усолье-клейзавод», ГУП «45 ВОХР», ИП БОЮЛ А.А.Галанов, МУП «ПО «Инже­нерные сети», Усольский отдел «Союзпечати» и созданный на его базе Усольский филиал «Иркутск-печать», Отдел вневедом­ственной охраны при отделе внутренних дел г. Усолье-Си-бирское, ООО «Сибирская фане­ра» и других.

Самое важное для всех жи­телей и нас, чтобы документы хранились в хороших условиях, и когда они будут востребова­ны, лежали на месте и в полном объеме. Под нашим постоянным

контролем учет документов по­стоянного хранения и по лично­му составу, которые находятся у нас в архиве и в архивах организаций-источников комплекто­вания. Этот учет сверяется еже­годно.

- Акакваспроверяютвэтом направлении?

-  По проверке состояния уче­та документов за пять лет нас смотрело два раза архивное агентство Иркутской области, по обеспечению сохранности доку­ментов - Восточно-Сибирское управление Федеральной служ­бы по надзору за соблюдением законодательства в сфере мас­совых коммуникаций и охране культурного наследия. Замеча­ния, конечно, были, и мы их реализуем, но нашими условиями хранения документов и состоянием материальной базы были довольны.Указали на приобре­тение в будущем мобильного стеллажного оборудования, что позволит увеличить объем при­нимаемых на хранение докумен­тов.

10 июня 2009 года архивным агентством Иркутской области была проведена проверка МУ «Муниципальный архив» по воп­росу порядка и системы обеспечения исполнения запросов пользователей, проверки нали­чия и состояния фондов архи­ва. В результате порядок при­ема и выполнения запросов граждан без замечаний. Все проверенные дела фондов на месте. Указали на проведение более тщательной экспертизы ценности документов, так как в приказах по личному составу обнаружили приказы на коман­дировки, взыскания, дежурство, учебные и очередные отпуска, а они хранятся временно, всего пять лет. Так что работаем, со­вершенствуемся ежедневно.

- ВераБорисовна, язнаю, что высталиучастницейРоссийс­койнаучно-практическойкон­ференцииархивистов?  Каквы тудапопали? Этовысокийуро­вень.

-  Я думаю, что не просто так, а за те успехи, которые наше МУ «Муниципальный архив» достиг­ло. Мы к этому шли пять лет. Мои статьи о работе архива были напечатаны в информаци­онно-методическом бюллетени архивного агентства Иркутской области, в научно-практическом журнале   России «Отечественные архивы». Затем на област­ном семинаре начальник архивного агентства Иркутской об­ласти Надежда Константиновна Шестакова предложила пред­ставителем от архивистов Ир­кутской области на научно-практическую конференцию специалистов архивных служб России отправить меня, все ар­хивисты области поддержали и поручили рассказать о работе муниципального архива в Сиби­ри. Конференция проходила в городе Тобольске. Мое выступ­ление было по теме «Реализа­ция Федерального закона № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуп­равления в Российской Феде­рации в сфере архивного дела муниципальным образованием г. Усолье-Сибирское Иркутской области». Я, естественно, очень волновалась перед своим выс­туплением, сверяла наш уровень с уровнем выступающих архи­вистов центра России, и хочу сказать, что наш архив работа­ет наравне с лучшими муници­пальными архивами России. По итогам смотра-конкурса в 2008 году муниципальных архивов Иркутской области по созданию оптимальных условий для хра­нения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в связи с 90-летием архивной службы России МУ «Муници­пальный архив» занял первое место в первой подгруппе са­мых больших архивов области и награжден дипломом первой степени. Я была награждена дипломом первой степени за серию публикаций по истории архива и города Усолье-Сибир­ское. Очень важна в нашем деле поддержка администрации го­рода в лице нашего куратора, председателя экспертной ко­миссии администрации муни­ципального образования горо­да Валентины Аркадьевны Барика, которую мы все время чув­ствуем и оперативно решаем архивные вопросы.

-   Чтохотитепожелатькол­лективу?

-   Коллектив наш молодой, работоспособный, быстро воспринимает все новое и двига­ется вперед. Пять лет - это так мало, у нас все еще впереди, в целом развитию архивов в Усолье уже 73 года. А сегодня я хочу всех архивистов поздра­вить с нашей маленькой датой и пожелать успехов и помень­ше ликвидированных организа­ций и валоризаций, здоровья, семейного тепла и благополу­чия, хорошего настроения, исполнения желаний.  Отметить работу бухгалтеров  Евгении Вячеславовны Спиридоновой, Светланы Александровны Концевой. Особенно тепло хочется сказать о тех, кто убирает архи­вохранилища - это Алене Ана­тольевне Маглинцовой, Надежде Николаевне Жилкиной, у ко­торых всегда идеальная чисто­та, о хозяйственной заботе Ири­ны Симоновой, Виктора Петро­вича Петрова.

Хочу поздравить новым го­дом всех архивистов ведом­ственных архивов и пожелать успехов в работе, неиссякаемой энергии, настойчивости и тер­пения, счастья и здоровья. От вас, дорогие женщины, зависят и наши успехи в работе.

Экономическое состояние у нас, как и всех, очень тяжелое. Бюджет 2010 года обеспечива­ет только выживание учрежде­ния, финансируется сокращен­ная заработная плата и комму­нальные услуги. Но мы имеем хорошую материальную базу за прошедшие годы и настроены оптимистически - хуже, чем было, уже не будет.

-  Примитеиотменя, Вера Борисовна, самыетеплыепо­здравлениясвашимиуспеха­миидостижениямии, конечно, свступившимвсвоиправано­вымгодом!

В.Скороход.
Нафото: коллективархива

Газета «Усольские новости» № 2,3,4
14 января - 28 января 2010 года