В архиве Усольского района создаётся электронная база документов

Все дороги ведут в …архив

Нередко в определённые, а иногда и в решающие периоды жизни, например, при оформлении пенсии, для граждан последней инстанцией становится архив.Сюда они обращаются с целью по­лучения достоверной информации, в том числе в случаях грУбейших ошибок в документах.Кроме того, архивные документы - главные по­мощники усольских семей при со­ставлении генеалогического дре­ва, услугами архивариусов посто­янно пользуются журналисты, кра­еведы, студенты, школьники, учи­теля.Обывательский взгляд на ра­боту архивов и архивариусов дав­но исчез.10 марта российские ар­хивисты отметили свой професси­ональный праздник.Этой дате мы приурочили встречу со специали­стами отдела архивного дела ад­министрации Усольского района.С 2005 года это подразделение воз­главляет Людмила Маргунова.Из беседы с главным архивистом рай­она мы узнали, чем сегодня живёт небольшой коллектив, какие пер­воочередные задачи ставит на бу­дущее.Выделим существенную новость для всех нас: очень скоро будет создана единая электронная база всехархивных документов, которых в архиве порядка 33 ты­сяч единиц.А это положительно отразится на деятельности уни­кальной службы.

Государственное архивное дело на­чалось в стране ещё при Петре I. Тогда государственным учреждениям было вменено в обязанность передавать оп­ределённые документы в архивы, вво­дился обязательный учёт государствен­ных бумаг, и появилась новая должность - актуариус или архивариус. Но, надо сказать, сохранение документов велось издавна, с появлением письменности. Такое хранилище в России - скотница, казна, сокровищница - ещё не было ар­хивом, письменные документы хранились вместе с казной и книгами. Но уже тогда документы были инструментом политики.

Отдел архивного дела районной ад­министрации функционирует с 2005 года. До этого на территории города и района действовало единое подразде­ление - Усольский филиал Государ­ственного архива. Разделение района и города в части сохранения архивных документов произошло в связи с из­менением российского законодатель­ства.

Людмиле Маргуновой, работающей до 2005 года в Усольском филиале спе­циалистом, предложили возглавить но­вое подразделение. Начинать сызнова было нелегко. По её словам, очень по­могли и по сей день помогают в работе профессиональные советы бывшего её руководителя Надежды Павловны Ники­тиной. В задачи коллектива, в котором трудятся четыре человека, входит ком­плектование, учёт, сохранение и исполь­зование документов. Работы много. Документы, подлежащие постоянному сроку хранения, поступают из всех орга­низаций, которые ликвидируются, из органов местного самоуправления. Так положено.

Кроме того, ежедневно в архив об­ращаются частные лица с запросами информации: по трудовому стажу, по земельным участкам и так далее и тому подобное. В течение месяца в соответ­ствии требованиями законодательства человеку должны ответить. Ежемесяч­но специалисты готовят примерно 600 ответов на запросы. Примечательно, что справки гражданам выдаются бесплат­но, хотя во многих архивах давно берут плату. В своей работе архивисты вы­полняют требования многих законов, в том числе Закона РФ о персональных данных граждан. Одно из требований - любая информация выдаётся исключи­тельно ЛИЧНО. Методическое руковод­ство отдела осуществляет Архивное агентство Иркутской области.

- Приходится много ездить по наше­му району, - рассказывает о специфике своей работы Людмила Маргунова. - Поездки связаны с приёмом докумен­тов от предприятий, которые ликвиди­руются. Оказываем активную методи­ческую помощь.

Для кадровых служб администраций поселений специалисты районного ар­хива проводят семинары, постоянно их консультируют. Ведь, чтобы принять до­кументы на хранение и учёт, существу­ет целый ряд требований. С каждым годом они повышаются. Только после официального одобрения Архивного агентства Иркутской области единицы документов принимаются в отдел.

С прошлого года коллектив присту­пил к эволюционным переменам - со­зданию электронной базы, которую в 2011-ом архив планирует завершить. В настоящее время, несмотря на неубы­вающую текущую работу, в базу внесе­но около 24 тысяч документов. Эту не­легкую, кропотливую, монотонную рабо­ту проводит Елена Губина.

На фото (слева направо): Приятно познакомиться, коллектив хранителей истории района: Екатерина Фёдорова, Людмила Маргунова, Елена Губина, Надежда Никитина, Ирина Носик.

Инга Усольцева, пресс-служба администрации Усольского района

Газета «Усольские новости» № 11 (857)
от 17 марта 2011года